État des lieux et inventaire d'un meublé à Paris : le guide du propriétaire
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Un canapé taché, une table basse rayée, deux verres à pied manquants : au départ d'un locataire, chaque détail compte. Dans un meublé haut de gamme, où mobilier et électroménager représentent un investissement important, la moindre approximation peut coûter cher.
Le document qui tranche ces situations, c'est l'état des lieux, complété pour un meublé par l'inventaire du mobilier. Bien rédigés, ils protègent les deux parties et évitent la plupart des désaccords. Bâclés, ils rendent toute retenue sur le dépôt de garantie difficile à justifier. Voici la méthode que nous appliquons à chaque entrée et à chaque sortie dans les biens que nous gérons à Paris et en première couronne, selon les règles applicables au 17 octobre 2026.
Pourquoi l'état des lieux compte
L'état des lieux est la photographie juridique du logement à un instant donné. Il décrit chaque pièce, ses revêtements, ses équipements et leur état de conservation, à l'entrée puis à la sortie du locataire. C'est la comparaison entre ces deux documents qui permet de savoir si une dégradation est apparue pendant la location.
Sans état des lieux d'entrée, le Code civil pose une présomption : le locataire est présumé avoir reçu le logement en bon état de réparations locatives et doit le rendre tel, sauf preuve contraire (article 1731 du Code civil). Cette présomption ne peut toutefois pas être invoquée par la partie qui a fait obstacle à l'établissement de l'état des lieux ou à sa remise (article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989). En pratique, un état des lieux absent ou vague empêche surtout le bailleur de prouver qu'un dommage précis est imputable au locataire.
Avec des expatriés, des cadres en mobilité ou des diplomates, l'enjeu est aussi relationnel : un document précis, partagé dès l'arrivée, installe la confiance et apaise la sortie.
💡 Bon à savoir — Le locataire doit répondre des dégradations et pertes survenues pendant la location dans les locaux dont il a la jouissance exclusive, sauf s'il prouve qu'elles résultent d'un cas de force majeure, d'une faute du bailleur ou du fait d'un tiers qu'il n'a pas introduit dans le logement (article 7 de la loi de 1989).
Ce que la loi impose
Pour un meublé loué comme résidence principale, l'état des lieux est encadré par l'article 3-2 de la loi de 1989 et par le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016. Il est établi contradictoirement et amiablement par les parties, ou par un tiers qu'elles mandatent, lors de la remise et de la restitution des clés, en autant d'exemplaires que de parties, puis joint au bail.
Le décret fixe un contenu minimal, identique à l'entrée et à la sortie :
le type d'état des lieux (entrée ou sortie) et sa date ;
la localisation du logement ;
le nom des parties et le domicile ou le siège social du bailleur, ainsi que, le cas échéant, ceux du mandataire qui réalise l'état des lieux ;
les relevés des compteurs individuels d'eau et d'énergie ;
le détail et la destination des clés, badges et autres moyens d'accès ;
pour chaque pièce, la description précise des sols, murs, plafonds, équipements et éléments du logement, avec la possibilité d'ajouter des observations, des réserves et des images ;
la signature des parties ou de leurs mandataires.
À la sortie s'ajoutent la nouvelle adresse du locataire, la date de l'état des lieux d'entrée et, le cas échéant, l'évolution constatée pièce par pièce.
Sur la forme, le décret laisse le choix entre un document unique, avec une colonne pour l'entrée et une colonne pour la sortie, ou deux documents distincts de présentation similaire. Le support peut être papier ou électronique, et chaque partie reçoit son exemplaire, en main propre ou par voie dématérialisée, au moment de la signature.
⚠ Attention — Le logement ne doit contenir, lors de l'état des lieux, que les meubles et équipements mentionnés au contrat de location. Un objet ajouté en dernière minute et absent du bail ou de l'inventaire est une source classique de contestation à la sortie.
L'inventaire, spécificité du meublé
C'est ce qui distingue vraiment la location meublée. L'article 25-5 de la loi de 1989 impose un inventaire et un état détaillé du mobilier, établis dans les mêmes formes que l'état des lieux, à la remise et à la restitution des clés. Signés par les parties ou par un tiers mandaté, ils sont joints au bail. La loi précise que leur établissement ne peut donner lieu à aucune autre facturation que celle de l'état des lieux.
L'inventaire est aussi l'occasion de vérifier que le logement respecte la liste minimale d'équipements fixée par le décret n° 2015-981 du 31 juillet 2015 : literie avec couette ou couverture, occultation des chambres, plaques de cuisson, four ou micro-ondes, réfrigérateur avec compartiment congélation, vaisselle, ustensiles de cuisine, table et sièges, rangements, luminaires et matériel d'entretien. Nous détaillons cette liste dans notre article sur les équipements obligatoires d'un meublé.
Dans un appartement haut de gamme, un inventaire utile va bien au-delà de ce minimum. Nous y décrivons :
chaque meuble avec sa matière, sa couleur et son état (« canapé trois places en lin écru, assise sans tache, accoudoir gauche légèrement patiné ») ;
l'électroménager avec sa marque, son modèle et son fonctionnement vérifié sur place ;
la vaisselle, les verres et les couverts comptés pièce par pièce ;
le linge de maison, les luminaires, les objets de décoration et les œuvres accrochées ;
les télécommandes, notices, adaptateurs et accessoires, souvent oubliés et fréquemment perdus.
💡 Notre conseil — Associez chaque ligne importante de l'inventaire à une photo. Une description écrite précise, appuyée par une image nette, est bien plus difficile à contester qu'une mention générique du type « bon état ».
Réussir l'état des lieux d'entrée
Un bon état des lieux d'entrée se prépare en amont : logement propre, entièrement meublé et conforme au bail. Il doit aussi être réalisé dans de bonnes conditions d'éclairage, ce qui exclut les rendez-vous tardifs en hiver.
Le jour J, nous procédons pièce par pièce, en testant ce qui peut l'être : robinetterie, plaques, four, lave-linge, volets, éclairages, interphone. Les relevés de compteurs sont photographiés et les clés comptées une à une, badges et télécommandes de parking compris.
Élément | À vérifier | Notre pratique |
|---|---|---|
Revêtements | Sols, murs, plafonds, plinthes | Description précise et photos de chaque défaut |
Menuiseries | Fenêtres, portes, volets, serrures | Test d'ouverture et de fermeture |
Électroménager | Four, plaques, réfrigérateur, lave-linge | Mise en marche et mention du modèle |
Sanitaires | Robinetterie, joints, évacuations | Contrôle d'écoulement et d'étanchéité visible |
Mobilier | Assises, tables, literie, rangements | Inventaire ligne par ligne, avec photos |
Accès | Clés, badges, télécommandes | Nombre exact et destination de chacun |
Compteurs | Eau, électricité, gaz | Index relevés et photographiés |
Le locataire dispose ensuite de dix jours à compter de l'état des lieux pour demander qu'il soit complété. Pour les éléments de chauffage, il peut le demander pendant le premier mois de la période de chauffe. Si le bailleur refuse, le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation.
💡 Bon à savoir — À l'approche de l'hiver, cette règle prend tout son sens : lors d'une entrée en été, le chauffage n'a souvent pas pu être testé. Nous vérifions donc radiateurs et chaudière dès la remise des clés.
Pour nos locataires internationaux, nous joignons une traduction en anglais. Le document signé reste la référence, mais l'occupant sait précisément ce qu'il signe.
Qui paie l'état des lieux
Les règles de partage des frais dépendent de la personne qui réalise l'état des lieux.
Situation | Entrée | Sortie |
|---|---|---|
Propriétaire et locataire ensemble | Aucun frais | Aucun frais |
Professionnel mandaté par le bailleur | Partagés, avec une part locataire plafonnée | Entièrement à la charge du bailleur |
Commissaire de justice (désaccord ou absence) | Partagés par moitié | Partagés par moitié |
Lorsque l'état des lieux d'entrée est réalisé par un professionnel, la part payée par le locataire ne peut dépasser ni la moitié des frais facturés, ni 3,03 € TTC par m² de surface habitable, selon le montant indiqué par service-public.fr. L'état des lieux de sortie réalisé par un professionnel ne peut, lui, rien coûter au locataire : une clause contraire du bail est réputée non écrite.
Si l'une des parties refuse de se présenter, d'établir l'état des lieux ou de le signer, la partie la plus diligente fait appel à un commissaire de justice, qui convoque les deux parties par lettre recommandée au moins sept jours à l'avance. Son tarif est réglementé. En métropole, depuis mars 2026, service-public.fr indique les montants suivants, toutes taxes comprises :
Surface du logement | Frais de constat locatif |
|---|---|
Jusqu'à 50 m² | 132,82 € |
De 50 à 150 m² | 154,74 € |
Plus de 150 m² | 232,12 € |
S'y ajoutent 18,06 € de lettres de convocation et 11,28 € de frais de déplacement, le total étant partagé par moitié entre bailleur et locataire.
Sortie : vétusté ou dégradation
L'état des lieux de sortie se fait au moment de la libération des lieux, dans la même forme que celui d'entrée, afin de pouvoir comparer chaque ligne. C'est là que se joue la distinction essentielle entre vétusté et dégradation.
La vétusté est définie par le décret de 2016 comme l'état d'usure ou de détérioration résultant du temps ou de l'usage normal des matériaux et équipements. Elle reste à la charge du propriétaire et ne peut justifier aucune retenue. La dégradation, elle, résulte d'un usage anormal, d'un accident ou d'un défaut d'entretien imputable au locataire.
Constat à la sortie | Lecture la plus courante |
|---|---|
Parquet légèrement terni dans les zones de passage | Vétusté |
Brûlure ou rayure profonde sur le parquet | Dégradation |
Peinture défraîchie après plusieurs années | Vétusté |
Trous multiples non rebouchés, murs tachés | Dégradation |
Tissu de canapé patiné par l'usage | Vétusté |
Assise déchirée ou tache importante | Dégradation |
Vaisselle ou linge manquant à l'inventaire | Perte imputable au locataire |
Pour objectiver cette frontière, les parties peuvent convenir dès la signature du bail d'une grille de vétusté, choisie parmi celles issues d'un accord collectif de location. Elle fixe, pour les principaux matériaux et équipements, une durée de vie théorique et un coefficient d'abattement annuel appliqué au coût des réparations. La copie de la grille est alors annexée au bail.
⚠ Attention — Ce tableau est indicatif : chaque situation s'apprécie au cas par cas, selon la durée d'occupation, l'âge des matériaux et la précision de l'état des lieux d'entrée.
Dépôt de garantie et retenues
En meublé, le dépôt de garantie ne peut dépasser deux mois de loyer hors charges (article 25-6 de la loi de 1989). Il est restitué dans un délai d'un mois à compter de la remise des clés lorsque l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, et de deux mois dans le cas contraire.
Toute retenue doit être justifiée : états des lieux d'entrée et de sortie, photos, devis ou factures de remise en état. Lorsque le logement est situé en copropriété, le bailleur peut en outre conserver une provision limitée à 20 % du dépôt jusqu'à l'arrêté annuel des comptes de l'immeuble, puis régulariser dans le mois qui suit leur approbation.
⚠ Attention — En cas de restitution tardive, le montant dû au locataire est majoré de 10 % du loyer mensuel hors charges pour chaque mois de retard commencé, sauf si le retard vient de ce que le locataire n'a pas communiqué sa nouvelle adresse. Nous revenons sur ce type de contentieux dans notre article sur les litiges locatifs les plus fréquents.
Bail Code civil et bail mobilité
En bail mobilité, l'état des lieux et l'inventaire restent indispensables, mais le propriétaire ne peut exiger aucun dépôt de garantie. La précision de l'état des lieux d'entrée devient alors encore plus déterminante en cas de dommage. Nous détaillons ce contrat dans notre guide sur le bail mobilité à Paris.
En bail Code civil, par exemple avec une entreprise qui loge un collaborateur, le décret de 2016 ne s'applique pas en tant que tel. Les articles 1730 et 1731 du Code civil continuent en revanche de jouer : lorsqu'un état des lieux a été fait, le preneur doit rendre le bien tel qu'il l'a reçu, sauf ce qui a péri ou a été dégradé par vétusté ou force majeure, et à défaut d'état des lieux, il est présumé l'avoir reçu en bon état de réparations locatives. Nous appliquons donc la même rigueur, avec un inventaire signé par le représentant de la société, si possible en présence de l'occupant.
Notre méthode en cinq étapes
À chaque mise en location, nous suivons une méthode éprouvée :
Préparer le bien : ménage complet, petites réparations faites, mobilier conforme au bail.
Documenter l'entrée : état des lieux pièce par pièce, inventaire détaillé, photos datées et relevés de compteurs.
Suivre la location : traitement rapide des demandes de complément et des incidents signalés.
Préparer la sortie : rendez-vous fixé à l'avance et rappel au locataire des points à vérifier avant son départ.
Comparer et solder : lecture ligne par ligne avec l'entrée, chiffrage justifié des éventuelles retenues, restitution du dépôt dans les délais.
Confiez-nous vos états des lieux
BAUVAUT accompagne les propriétaires de biens meublés haut de gamme à Paris et en première couronne, de Boulogne-Billancourt à Neuilly-sur-Seine, auprès d'une clientèle d'expatriés, de cadres en mobilité, d'entreprises et de diplomates. Nous réalisons des états des lieux et des inventaires précis et illustrés, suivons chaque location au quotidien et gérons la sortie jusqu'à la restitution du dépôt de garantie. Contactez-nous pour une estimation de votre bien et un premier échange sur votre projet.
